GESTÃO ORGANIZACIONAL ECOLOGICAMENTE CORRETA COM GED

Soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos desenvolvidas pela P3Image permitem uma administração mais eficiente com drástica redução no uso de papel uso racional de recursos naturais, principalmente do papel, matéria-prima extraída com derrubada de árvores em todo o mundo, é apontado como uma das principais soluções para se reduzir o impacto causado pelo homem moderno sobre o Meio Ambiente. A brasileira P3IMAGE busca inovar cada vez mais no desenvolvimento de seus sistemas de gestão e guarda de documentos, de forma a contribuir com as organizações para atuar com significativa redução no uso de papel em seus procedimentos administrativos reduzindo, conseqüentemente, o impacto ambiental. "Estamos investindo constantemente no aperfeiçoamento de nossas soluções de GED, contribuindo diretamente para o uso racional de recursos naturais e preservação do Meio Ambiente. Não temos dados sobre o volume de papel gerado pelas empresas no Brasil, mas segundo o IDC, somente nos Estados Unidos, os escritórios usam cerca de um bilhão de páginas de papel por dia. Com o uso de tecnologias de GED seria possível reduzir-se expressivamente este número", observa Paulo Carneiro, presidente da P3Image. Segundo Carneiro, os executivos empresariais precisam se conscientizar cada vez mais que a adoção das tecnologias de GED deve ser vista como investimento e não como custo operacional. "E este não é somente um investimento socioambiental, mas um meio de deixar de gastar", explica Carneiro. "Uma vez digitalizados os documentos e a partir do uso consciente destas imagens digitais, não há mais necessidade de impressão ou cópias em papel, reduzindo substancialmente o gasto administrativo das corporações. Portanto, a aplicação do gerenciamento eletrônico de documentos vai além do desenvolvimento de uma gestão ambiental eficiente", completa. s soluções da P3IMAGE oferecem o que há de mais moderno em tecnologia de gestão documental com gerenciamento e guarda de documentos digitalizados diretamente na WEB. Além de preservar o Meio Ambiente, as tecnologias da P3IMAGE provêm maximização dos recursos e ganho de tempo. obre a P3IMAGE - Empresa 100% brasileira, a P3IMAGE é especializada na área de ECM - Enterprise Content Management e atende empresas de diferentes setores econômicos: Educação, Financeiro (Bancos, Corretoras de Valores e Seguradoras), Hospitalar, Imobiliário, Jurídico, entre outros. Com matriz em São Paulo, capital, e sede na cidade do Rio de Janeiro, a companhia vem desde a sua criação, em 2003, obtendo um crescimento continuado ao revolucionar o conceito de gestão de informações corporativas no mercado nacional. Entre as principais soluções tecnológicas da P3IMAGE estão o ALL IMAGE, software de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e o ALL STORE, software próprio para a gestão de guarda de documentos e mídias. Em 2007, a empresa criou a marca P3Store e passou a oferecer o que há de mais avançado em guarda gerenciada de documentos e mídias: montou uma sala cofre altamente segura e climatizada, criou duas áreas exclusivas (Formalização de Contratos de Crédito e Organização Arquivística) e aumentou sua capacidade mensal de produção/digitalização, atualmente de mais de 30 milhões de páginas digitalizadas/mês, que pode ser ainda ampliada conforme o crescimento da demanda. Como resultado a companhia dobrou o seu faturamento, registrado em R$ 2.5 milhões naquele ano. Em 2008 a P3IMAGE cresceu novamente em 100% a sua receita, registrada em R$ 5,2 milhões.

Extinção do Papel?

bom resolvi usar este blog para trazer noticias que sejam de interesse dos arquivistas e interessados na area.

vamos começar com uma reportagem do JORNAL HOJE NOTICIA de Goiânia que trata de um dos maiores mitos, sobre o uso da tecnologia em arquivos a extinção do suporte papel.

NEM A TECNOLOGIA REDUZ USO DE PAPEL

Marjorie Avelar

A redação de uma importante revista brasileira, onde a maior parte do sistema é informatizada, imprimiu mais de 22 mil folhas de papel, em quase dois anos de serviço. Isso significou, em 12 meses, 550 folhas para cada um dos 20 funcionários que compartilhavam a mesma impressora. Pelos cálculos da organização não-governamental Greenpeace, em torno de 26 árvores foram derrubadas, no mesmo período, para que esses jornalistas pudessem trabalhar.

A Associação Internacional para Gerenciamento de Informações e Imagens (AIIM) relata que 95% das informações que transitam, em todo o mundo, estão em papel, 4% em microfilme e somente 1% no formato digital. Pesquisa da Xerox do Brasil ainda avalia que o uso de papel no mundo dobra a cada 3 anos e 4 meses. Já a IDC, empresa internacional de consultoria, revela que somente os escritórios norte-americanos criam aproximadamente um bilhão de páginas de papel por dia. Ou seja, as previsões de especialistas de que a tecnologia acabaria com o uso de papel ainda não se concretizaram.

No entanto, a consultoria Dataquest aposta que os documentos impressos serão, gradualmente, substituídos por documentos arquivados eletronicamente. Com uma perspectiva mais otimista, a mesma empresa acredita que a utilização do papel deve durar por mais 10 anos. Segundo outro estudo – da norte-americana Coopers & Lybrand –-, são feitas 19 cópias de cada documento original, em média, durante sua vida útil.

GED
Se o arquivo for perdido ou extraviado e tiver de ser recriado, o gasto pode chegar a 250 dólares, contando com a mão de obra de funcionários. Se a mesma situação ocorresse dentro de uma empresa que tem um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), esse problema poderia ser evitado.

O engenheiro eletricista Marlius Braga Machado, sócio-proprietário da Data Easy, empresa goiana que desenvolve softwares de gestão de conteúdo, defende a ideia de que o desperdício de papel pode ser combatido com a implantação do GED, que converte informações de texto e imagem para o formato digital, por meio de softwares e hardwares específicos.

Ele explica que muitas empresas precisam tramitar informações – seja pela intranet, extranet ou internet –, em tempo real. “Uma empresa que implantou esse sistema teve, em 3 meses, o retorno do investimento, economizando em papel, malotes, tinta e tonner de impressora. Somente de papel houve redução de 50%”, informou.


DIGITALIZAÇÃO ELETRÔNICA É A ALTERNATIVA

De acordo com o engenheiro Marlius Braga, além da economia para a empresa, que virá a médio-longo prazo, a maioria delas, que adere ao GED, também quer servir de exemplo em relação às questões ambientais. É o caso da Vivo Celular. Consultor de Patrimônio da empresa, Tadeu José Wigner relatou que a organização já aderiu ao Gerenciamento Eletrônico Digital. “A Vivo deixou de gastar 1,5 milhão de papéis no País, graças à digitalização de documentos, somente nas lojas próprias”, destacou.

Agora, uma das campanhas realizadas pela operadora de celular é convencer o cliente pós-pago a aderir à conta on-line.

“Incentivamos o cliente a consultar sua conta pela internet. Ele, dessa forma, ajudará na redução de papel, beneficiando nosso meio ambiente”, salientou. O cliente terá opção de pagar a fatura no débito automático, no internet banking (digitando o número do código de barras da fatura) ou – lá vem o papel – imprime a conta e leva ao caixa de um banco ou lotérica.

Para a empresária Cacilda Martins Madureira, sócia da Arquivo Total, o número de papel pode ser reduzido com a implantação de sistemas modernos. Mas não acredita que ele acabará em curto prazo. “Existe uma legislação que obriga as empresas a manterem documentos por determinado período. E isso pode durar por vários anos”, disse.

Para empresas que não dispõem de recursos para investir na informatização de documentos dentro do próprio ambiente de trabalho, a alternativa é terceirizar. A “guarda” do documento fica sob a responsabilidade da terceirizada que, por sua vez, também cuida da digitalização.

“Com a digitalização, evitamos o aumento de papel, por vezes desnecessário”, ressaltou Cacilda. Segundo ela, muitas empresas se veem em apuros quando precisam localizar algum documento, assim que a fiscalização chega. “Com a terceirização, a média de resposta para apresentação do documento gira entre 2 e 48 horas”, garantiu. (M.A.)